Seasonal Booking Workflow
Un proyecto acotado, con decisiones y restricciones reales de por medio.
El problema que había que resolver
Una firma de servicios profesionales con oficinas en Buenos Aires y Córdoba trabajaba con un flujo de reservas de reuniones que se desarmaba cada vez que arrancaba la temporada alta de presentaciones a inversores. Entre marzo y junio, los gerentes comerciales agendaban entre ocho y doce reuniones semanales con fondos y family offices, y el proceso dependía de una planilla compartida, correos cruzados y la memoria de dos asistentes. Cuando un fondo reprogramaba, todo el resto de la semana se movía en cadena y nadie tenía una vista clara de qué propuesta correspondía a cada reunión.
El pedido no era "digitalizar todo". Era más específico: necesitaban un flujo que aguantara el pico estacional sin sumar personal, y que dejara registro de qué material se había enviado antes de cada encuentro. La restricción principal era el tiempo: no había margen para un proyecto largo, y el equipo comercial no iba a adoptar una herramienta que le agregara pasos.
Cómo se armó el flujo
Se definieron tres momentos concretos. Primero, la carga de disponibilidad por bloque semanal, con cupos reservados para reuniones que aparecen sobre la hora. Segundo, un formulario interno donde el gerente indicaba el tipo de contraparte (fondo, corporativo, banca privada) y eso disparaba automáticamente la lista de documentos a preparar. Tercero, un cierre de día que consolidaba las reuniones confirmadas y avisaba por correo al equipo qué quedaba pendiente de material.
Lo que más costó no fue la herramienta sino el acuerdo sobre las reglas: cuántas reuniones por gerente, qué se considera una reunión confirmada y quién puede mover un bloque reservado. Esas definiciones se tomaron en dos sesiones de trabajo con los responsables comerciales, antes de tocar cualquier sistema. Sin ese paso, el flujo se hubiera llenado de excepciones en la primera semana de temporada.
Qué quedó funcionando
El flujo entró en uso en la temporada siguiente. Las reprogramaciones dejaron de arrastrar toda la agenda y el equipo empezó a ver con antelación qué reuniones tenían material incompleto. La planilla compartida se retiró, aunque se mantuvo un resumen semanal en PDF para los directores que prefieren leer en papel. No hubo que sumar asistentes y el tiempo de preparación previa a cada reunión bajó de forma notoria, sobre todo en las semanas con más de diez encuentros.
Quedaron dos cosas abiertas: la integración con el calendario externo de los fondos, que se resolvió de forma manual, y un reporte de conversión por tipo de contraparte que todavía se arma aparte. Si querés ver cómo se aplicó un criterio similar en otro contexto, podés revisar las soluciones que trabajamos o escribirnos desde la página de contacto para comentar tu caso.